Wat is een werkbon?
Een werkbon — ook wel werkorder of reparatieopdracht genoemd — is een document dat de uit te voeren werkzaamheden voor een klant beschrijft. In een garage of werkplaats is de werkbon de verbinding tussen de klant ("mijn auto maakt een raar geluid") en de monteur (welk werk hij precies moet doen en welke onderdelen hij nodig heeft).
Een werkbon is niet hetzelfde als een factuur. De werkbon is intern; de factuur gaat naar de klant. In een goed georganiseerde werkplaats wordt de werkbon na afronding automatisch omgezet naar een factuur — zodat u niet twee keer dezelfde informatie hoeft in te voeren.
Wat staat er op een goede werkbon?
Een volledige werkbon bevat de volgende informatie:
- Klantgegevens — naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
- Voertuiggegevens — kenteken, merk, type, bouwjaar, kilometerstand bij binnenkomst
- Opdrachtnummer — uniek nummer voor traceerbaarheid
- Datum en verwachte oplevering
- Omschrijving van de klacht of gewenste werkzaamheden
- Uit te voeren werkzaamheden — gespecificeerd per handeling
- Onderdelen — artikelnummer, omschrijving, aantal en prijs
- Arbeidsuren — per handeling of totaal
- Handtekening klant voor akkoord (optioneel maar aanbevolen)
Tip: noteer de kilometerstand altijd
De kilometerstand bij binnenkomst is belangrijk voor garantieclaims, onderhoudsadvies en uw eigen aansprakelijkheid. Als achteraf een discussie ontstaat over uitgevoerde werkzaamheden, heeft u een gedateerde kilometerstand in uw systeem.
Werkbon template: wanneer werkt het?
Een werkbon template in Word of Excel is een goed startpunt voor een nieuwe werkplaats of eenmanszaak met een beperkt aantal orders per week. U maakt één keer een overzichtelijke opmaak met uw bedrijfslogo, vult de velden in voor elke klant, en slaat de bon op als PDF.
Dit werkt zolang u:
- Maximaal vijf à tien orders per week verwerkt
- Weinig terugkerende klanten heeft (dus weinig histori die u moet opzoeken)
- Facturen apart bijhoudt via uw boekhouder of een boekhoudprogramma
- Niet meerdere monteurs of bruggen hoeft te plannen
Zodra een van die condities niet meer klopt, schaalt de template niet mee.
Waar een template tekortschiet
De beperkingen van een werkbon template worden snel zichtbaar als uw werkplaats groeit:
| Situatie | Werkbon template | Digitale werkorder |
|---|---|---|
| Klant vraagt om reparatiehistorie | Archief doorzoeken op naam | Zoeken op naam of kenteken |
| Van werkbon naar factuur | Opnieuw overtypen in Word | Één klik, automatisch |
| Kenteken invullen | Handmatig opzoeken bij RDW | Automatisch via RDW-koppeling |
| Status van lopende orders | Niet inzichtelijk | Per werkorder zichtbaar |
| Planning monteurs | Losse agenda | Gekoppeld aan werkorders |
| Back-up van bonnen | Zelf regelen (map, cloud) | Automatisch in de cloud |
Digitale werkorders: zo werkt het in de praktijk
In een digitaal systeem maakt u een werkorder aan door het kenteken in te voeren. Het systeem haalt automatisch het merk, type en bouwjaar op via de RDW-koppeling. Als de klant al eerder is geweest, verschijnen zijn gegevens direct — u hoeft niets opnieuw in te typen.
Vervolgens voegt u de werkzaamheden en onderdelen toe. De monteur werkt de werkorder bij terwijl hij bezig is. Na afronding sluit u de order en genereert u met één klik een BTW-conforme factuur als PDF, klaar om te mailen of uit te printen.
Alles blijft bewaard in het systeem. Over een jaar kunt u nog steeds exact opzoeken wat er aan die specifieke auto is gedaan, welke onderdelen zijn gebruikt en wat het heeft gekost.
Veelgestelde vragen
Wat moet er op een werkbon staan?
Een werkbon bevat minimaal: naam en contactgegevens van de klant, voertuiggegevens (kenteken, merk, type, kilometerstand), omschrijving van de werkzaamheden, gebruikte onderdelen met aantallen, arbeidsuren, datum en ordernummer. Voor garages en motorzaken is ook de handtekening van de klant voor akkoord gebruikelijk.
Is een werkbon hetzelfde als een factuur?
Nee. Een werkbon is een intern document dat de uit te voeren of uitgevoerde werkzaamheden beschrijft. Een factuur is een juridisch document met BTW-vermelding dat naar de klant gaat. In een goed systeem converteert u een afgesloten werkorder automatisch naar een factuur — zonder opnieuw in te voeren.
Kan ik een werkbon template gebruiken in Word of Excel?
Dat kan, maar het heeft beperkingen. U moet elke keer klantgegevens en voertuiginfo handmatig invoeren, werkbonnen zijn niet doorzoekbaar, en u kunt niet eenvoudig van werkbon naar factuur schakelen. Voor meer dan vijf à tien reparaties per week loont een digitaal systeem.
Gerelateerde artikelen
30 dagen gratis proberen
WerkplaatsBoek vervangt uw werkbon template door een volledig digitaal systeem. Van werkorder tot factuur in één klik — geen installatie, geen creditcard.
Start gratis proefperiode