BTW-factuur voor de autogarage: wat moet erin staan?

Wettelijke verplichtingen op een factuur

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan de inhoud van een factuur. Een ontbrekend veld kan betekenen dat uw klant de BTW niet kan terugvorderen — en dat leidt al snel tot discussie. Voor een autogarage gelden dezelfde regels als voor elke andere ondernemer die BTW-plichtig is.

Op elke factuur die u uitreikt aan een klant of zakelijke afnemer, moeten de volgende gegevens staan:

• Uw bedrijfsnaam en volledig adres (zoals geregistreerd bij de KvK)
• KvK-nummer van uw onderneming
• BTW-identificatienummer (uw btw-nummer, te vinden via de Belastingdienst)
• Een uniek, oplopend factuurnummer — elke factuur krijgt een eigen nummer dat u niet hergebruikt
• Factuurdatum — de datum waarop de factuur is opgesteld
• Naam en adres van de klant — bij zakelijke klanten ook hun BTW-nummer
• Omschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden — specifiek genoeg zodat duidelijk is wat er is gedaan (bijv. "Wissel voor- en achterremmen, inclusief slijpschijven")
• BTW-tarief en BTW-bedrag — voor garagewerk is dit standaard 21%
• Totaalbedrag exclusief BTW
• Totaalbedrag inclusief BTW
• Betalingstermijn — of de uiterste betaaldatum

Werkt u ook met voorrijkosten of diagnosekosten? Vermeld deze als aparte regelpost. Dat voorkomt discussie achteraf en maakt uw factuur transparant.

BTW-tarief voor garagewerkzaamheden

Voor veruit de meeste werkzaamheden in een autogarage geldt het hoge BTW-tarief van 21%. Dit geldt zowel voor arbeidskosten als voor onderdelen die u factureert aan de klant. Het maakt daarbij niet uit of het gaat om een kleine beurtsbeurt of een complete motorrevisiepunt — 21% is de standaard.

Wanneer geldt 0% of afwijkend tarief?

Het nultarief (0% BTW) is voor garages vrijwel nooit van toepassing. U kunt het tegenkomen bij export van een voertuig buiten de EU, maar voor gewone reparaties en onderhoud binnen Nederland is dit niet relevant.

Margeregeling voor tweedehands onderdelen

Koopt u tweedehands onderdelen in zonder BTW — bijvoorbeeld van particulieren of via een veiling — dan mag u de margeregeling toepassen. Bij de margeregeling berekent u geen BTW over de verkoopprijs, maar over de marge: de verkoopprijs minus de inkoopprijs. U mag dit alleen toepassen als u het onderdeel zelf tweedehands heeft ingekocht. Op de factuur vermeldt u dan "margeregeling — BTW niet verrekenbaar". Meng margeartikelen nooit op één factuurregeling met reguliere btw-artikelen — houd dit strikt gescheiden.

Twijfelt u of de margeregeling van toepassing is op een specifieke situatie? Raadpleeg uw boekhouder of de website van de Belastingdienst. De regels zijn nauwkeurig en fouten kunnen bij een controle kostbaar uitpakken.

Van werkorder naar factuur in één klik

In de praktijk zien we dat veel garages twee keer hetzelfde werk doen: eerst alles opschrijven op de werkbon, en daarna alles opnieuw invoeren in een factureerprogramma of boekhoudpakket. Dat kost tijd, en het vergroot de kans op fouten — een verkeerd uurloon, een onderdeel dat vergeten wordt, een BTW-berekening die niet klopt.

Digitale garagebeheer software zoals WerkplaatsBoek koppelt de werkorder direct aan de factuur. Zodra een monteur de werkzaamheden afsluit, staan alle regels al klaar: arbeidsuren, gebruikte onderdelen, eventuele toeslag voor spoedwerk. U controleert, past aan waar nodig, en verstuurt de factuur als professionele PDF — zonder opnieuw te typen.

Betalingstermijnen en aanmaningen

Een factuur zonder duidelijke betalingstermijn is een uitnodiging tot uitstel. Stel altijd een concrete termijn vast — in de garagepraktijk is 14 dagen het meest gebruikelijk voor particuliere klanten. Zakelijke klanten hanteren soms 30 dagen, maar zorg dat u dit vooraf afspreekt en vastlegt.

Vermeld op de factuur de uiterste betaaldatum als concrete datum, niet alleen een aantal dagen. Dat is helder voor de klant en zorgt dat u minder hoeft uit te leggen bij een herinnering.

Automatische aanmaningen

Een van de grootste voordelen van digitale facturatie is de mogelijkheid om automatische betalingsherinneringen in te stellen. Stel in dat een klant na 14 dagen een vriendelijke herinnering krijgt, en na 21 dagen een formele aanmaning. Zo hoeft u niet handmatig bij te houden wie er nog niet betaald heeft — het systeem doet dat voor u.

Betaalt een klant ondanks meerdere aanmaningen niet? Dan kunt u een incassobureau inschakelen of via de rechtbank een betalingsbevel aanvragen. Een goede digitale administratie — met alle facturen, herinneringen en communicatie netjes vastgelegd — is daarbij onmisbaar als bewijsmateriaal.

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen