Waarom APK-herinneringen belangrijk zijn
Een klant denkt vaak pas aan de APK wanneer de datum dichtbij komt. Voor de garage is dat juist een logisch moment om onderhoud, banden, remmen of kleine reparaties mee te nemen.
Door APK-vervaldata consequent vast te leggen, ontstaat een lijst met klanten die u op tijd kunt benaderen. Dat geeft rust in de planning en voorkomt dat klanten pas bellen wanneer het eigenlijk al te laat is.
Welke gegevens legt u vast?
- Klantnaam en contactgegevens.
- Kenteken, merk, model en bouwjaar.
- APK-vervaldatum en vorige onderhoudsmomenten.
- Openstaande aandachtspunten uit eerdere werkorders.
- Voorkeur voor contact per e-mail of telefoon.
Maak opvolging persoonlijk
Een herinnering werkt beter wanneer u meteen kunt zien wat eerder aan het voertuig is gedaan. Dan wordt het geen algemeen bericht, maar relevant klantcontact.
Wanneer stuurt u een herinnering?
Veel garages kiezen voor meerdere contactmomenten: ruim vooraf om de klant tijd te geven, en dichter op de vervaldatum wanneer er nog geen afspraak staat. Belangrijk is vooral dat u intern ziet wie al is benaderd.
Zonder registratie ontstaat dubbel bellen of juist geen opvolging. Een centrale klant- en voertuigkaart voorkomt dat.
Van herinnering naar werkorder
Wanneer de klant een afspraak maakt, moet de herinnering doorlopen naar een werkorder. Zo blijven kenteken, afspraak, opmerkingen en factuurregels bij elkaar. Dat maakt de intake sneller en voorkomt opnieuw invoeren.
Gerelateerde artikelen
Veelgestelde vragen
Hoe stuur ik een APK-herinnering naar klanten?
Leg de APK-vervaldatum vast bij inname van een voertuig via de RDW-koppeling. Stel in uw garagebeheer software in dat klanten automatisch een herinnering ontvangen per e-mail of SMS, bijvoorbeeld 6 weken voor de vervaldatum. Zo hoeft u het zelf niet bij te houden.
Hoe ver van tevoren stuur ik een APK-herinnering?
De meeste garages sturen een eerste herinnering 6 tot 8 weken voor de APK-vervaldatum, zodat de klant tijd heeft om een afspraak te maken. Een tweede herinnering volgt 2 tot 3 weken van tevoren als er nog geen afspraak is ingepland. Zo voorkomt u dat klanten te laat zijn.
Mag ik klanten automatisch een APK-herinnering sturen?
Ja, op basis van een gerechtvaardigd belang (AVG). Een APK-herinnering is een relevante servicemededeling voor bestaande klanten. Zorg dat klanten bij registratie weten dat u herinneringen stuurt, en bied altijd de mogelijkheid om zich af te melden.
APK en klantopvolging overzichtelijk houden
WerkplaatsBoek helpt garages om voertuigen, vervaldata, werkorders en klantcontact centraal vast te leggen.
Gratis proberen